Bases de Datos

BASE DE DATOS

     Una Base de Datos es una colección de archivos a los que se puede acceder por un conjunto de programas y que contienen datos relacionados entre si, como por ejemplo, una base de dato de una universidad puede contener archivos de estudiantes o archivos de nominas, entre otros.  Este término fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA

     Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:

ü  Independencia lógica y física de los datos.

ü  Redundancia mínima.

ü  Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.

ü  Integridad de los datos.

ü  Consultas complejas optimizadas.

ü  Seguridad de acceso y auditoría.

ü  Respaldo y recuperación.

ü  Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Estructura de una Base de Datos

     Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.

     Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos

     Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

     Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares.

  

     En cualquier base de datos los registros incluidos en sus diferentes tablas deben estar perfectamente identificados y de esto se encargan las claves o llaves

Los campos clave son aquellos que identifican los registros de una tabla de forma unívoca. Estos registros le añadirán rapidez a la tabla a la hora de realizar consultas tanto de actualización como de selección. El campo clave, no puede tener valores nulos y siempre debe tener un índice único.Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

     Los datos que podemos guardar en una base se pueden clasificar en distintos tipos. Como no se consideran igual una fecha, que un número, ni un texto de unas pocas letras a un texto largo, ni un número entero que uno decimal, se han creado varios tipos distintos.

1.    Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

2.    Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

3.    Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

4.    Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

5.    Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

6.    Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

7.    Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

8.    Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

9.    Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

10. Texto: el texto que aparece en el campo o control.

11. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

12. Subdirección: posición dentro del archivo o página.

13. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. 

Informes

      Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

     Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

      Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos.

      Supongamos que tiene una consulta denominada Último pedido, que devuelve los nombres y las direcciones de sus clientes junto con la fecha en la que envió su último pedido. Acaba de agregar algunos productos nuevos e interesantes al inventario y al catálogo. Cada vez que envía un pedido, incluye una copia del actual catálogo. Prevé que los nuevos productos van a tener mucho éxito y desea asegurarse de que todos los clientes los conocen. Desea enviar un nuevo catálogo a todos los clientes que aún no lo hayan recibido junto con un pedido.

     Por este motivo, desea crear una lista de correo con los nombres y las direcciones de los clientes cuyo último pedido se envió antes de publicarse el nuevo catálogo. Para ello, aplica un criterio al campo de fecha de envío de la consulta Último pedido. El criterio especifica que la fecha que figura en ese campo debe ser anterior a la fecha en la que se inició la distribución del nuevo catálogo, por ejemplo, 31/3/2006. Cuando ejecute la consulta, obtendrá una lista de correo que contiene únicamente los clientes que no han recibido el nuevo catálogo.